Proceso editorial

El proceso editorial de la Revista Ciencia, Política y Regulación Farmacéutica se gestiona mediante el sistema Open Journal Systems (OJS). Este proceso consta de distintas etapas: 1) envío y recepción del manuscrito 2) evaluación editorial, 3) evaluación o arbitraje externo (revisión por pares) 4) decisión editorial 5) edición y corrección de estilo y 6) publicación y difusión. A continuación, se describen las características generales de cada una de estas etapas. 

1. Envío y recepción del manuscrito:

Para iniciar el proceso y poder enviar un manuscrito, los autores deben registrarse en la plataforma OJS de la Revista. Los pasos para el registro y envío de manuscritos se encuentran detallados en la sección Envío de manuscritos. 

Despues del correcto registro, el autor corresponsal envía su propuesta de manuscrito a través de la plataforma OJS de la Revista. La recepción de la propuesta no implica un compromiso de publicación. 

Luego de la recepción del manuscrito, en un plazo de 5 días el asistente editorial realizará una evaluación preliminar (Check List) de los archivos adjuntos recibidos, para verificar el cumplimiento de la documentación obligatoria, en los formatos (pdf, Excel, Word) y tamaños correspondientes:Documentación obligatoria

• Declaración jurada
• Texto del artículo (manuscrito), con la sección denominada “Primera página” incluida.
• Tablas y figuras
• Aprobación por comité ética (en caso sea necesario)
• Material suplementario (en caso sea necesario)
• Copia de carta de autorización del Director Ejecutivo (en caso el autor sea personal de la Digemid)

En caso no se cumpla con los requisitos o no se haya adjuntado alguno de los documentos obligatorios, se informará por correo electrónico al autor corresponsal, que el manuscrito no ha sido recibido. El manuscrito podrá ser enviado nuevamente cuando se cumpla con lo requerido. Se recomienda revisar la sección de Envío de manuscritos. 

Al completar el proceso de envío, el autor corresponsal recibirá un correo notificando la recepción de su trabajo y se le asignará un código único de identificación, el cual se usará durante todo el proceso editorial. A partir de ese momento, podrá hacer un seguimiento del estado de su manuscrito a través de la plataforma de la Revista. 

Luego de contar con un Check List positivo, el manuscrito pasa al Editor adjunto, quien es responsable del seguimiento y control del mismo en las etapas posteriores.

2. Evaluación editorial:

El Editor adjunto dispondrá de un plazo de 15 días para realizar una valoración preliminar.  Esta valoración se enfocará en: a) la pertinencia del artículo a nuestra política editorial, b) el cumplimiento de los requisitos de documentación, c) el ajuste a nuestras instrucciones a los autores y d) la revisión de similitud. La revisión preliminar incluye también el cumplimiento de las normas formales de redacción y estilo. 

El Editor adjunto presentará las evaluaciones preliminares de los manuscritos en una sesión programada ante el Comité Editorial. 

El Comité Editorial evaluará el manuscrito y decidirá su aceptación o rechazo en un plazo de 30 días . El Comité Editorial podrá rechazar directamente el manuscrito recibido, sin recurrir a un proceso de revisión por pares, si lo considera inapropiado para la revista por falta de adecuación a sus líneas temáticas, por carecer de un nivel de calidad suficiente, por presentar evidencias de fraude científico (plagio) o no cumplir con algunos de los criterios que se especifican en las Instrucciones para Autores y Políticas de la Revista.  

En caso el manuscrito sea aceptado para pasar a evaluación externa, el Comité Editorial seleccionará dos personas idóneas para la evaluación del artículo en cuestión, teniendo en cuenta sus méritos académicos y científicos. 

3. Revisión por pares (evaluación externa): 

La revisión por pares es una herramienta usada en la valoración crítica de los manuscritos enviados a las revistas por parte de los expertos, que no forman parte del personal editorial, con el fin de medir su calidad, factibilidad y rigurosidad científica. 

La Revista Ciencia, Política y Regulación Farmacéutica evalúa cada manuscrito usando un proceso de revisión de pares doble ciego. Los manuscritos serán enviados a un mínimo de dos revisores o pares independientes a la revista para valorar la calidad científica del envío, hasta por un máximo de dos oportunidades de revisión. El Comité Editor será la instancia responsable de la decisión definitiva de aceptar o rechazar la publicación de los artículos. 

Cada revisor por pares dispondrá de un máximo de 05 días para aceptar o rechazar la revisión solicitada. El editor adjunto puede enviar un recordatorio al revisor designado. Transcurridos otros 05 días del envío (opcional) del recordatorio sin obtener respuesta del revisor invitado, el silencio se considerará como "rechazo de la invitación". En caso de no aceptación por parte de un revisor, se tramitará nueva solicitud a otra persona a la mayor brevedad. 

Los revisores generalmente reciben de 0 a 4 solicitudes de revisión por año (en casos excepcionales, pueden ser un mayor número), según los temas de los manuscritos que se reciban en la Revista. Los revisores siempre pueden rechazar una solicitud o indicar fechas no disponibles. 

En todos los casos, la participación de los revisores es anónima y ad honorem, y no generará ningún tipo de vínculo con la Revista, con la Digemid ni con el Ministerio de Salud. La revista otorgará una Constancia a cada revisor por la revisión realizada, y su nombre aparecerá en la plataforma de la Revista en la lista anual de revisores. 

Los revisores por pares emitirán su informe y recomendaciones en el plazo máximo de 4 semanas desde la aceptación de revisión, utilizando para ello el “Formulario de Revisión” facilitado por la Revista Ciencia, Política y Regulación Farmacéutica. Opcionalmente, los revisores externos podrán adjuntar un documento propio con las anotaciones o comentarios que consideren oportunos, vigilando siempre el cumplimiento del anonimato. 

La calificación de los revisores puede concluir considerando a un manuscrito como:

1. Aceptado sin modificaciones
2. Aceptado con modificaciones menores, que son recomendaciones para la mejora del artículo
3. Aceptado con modificaciones mayores, cuya resolución es fundamental antes de aceptar la publicación del artículo
4. No aceptado con observaciones invalidantes, se recomienda no publicar el artículo. Los revisores pueden sugerir cambiar el tipo de artículo.

4. Decisión editorial y comunicación al autor: 

Recibidas las evaluaciones externas, el Comité Editorial tomarán la decisión editorial de aprobar el artículo, enviar las observaciones a los autores o no aprobar el artículo. Se notificará al autor a través de la plataforma OJS de la revista el resultado de la evaluación de pares. 

Si el resultado de la evaluación de los revisores pares es “aceptado con modificaciones”, los autores deberán atender los cambios y reenviar la versión corregida del manuscrito (Ver Levantamiento de observaciones) 

Posterior al reenvío, el artículo será valorado por el Comité Editorial que verificará el cumplimiento de las recomendaciones sugeridas en las evaluaciones. En base a esta verificación, el Comité Editorial tomará la decisión editorial oportuna y la comunicará al autor en un plazo máximo de 10 días desde la recepción. Los trabajos que no puedan completar el proceso por falta de respuesta del autor a las correcciones sugeridas, se archivarán en el registro histórico de la revista. 

En caso de que las evaluaciones de ambos revisores sean contradictorias, el Comité Editorial valorará y podrá decidir si solicita al autor atender los cambios, rechazar el artículo o solicitar una tercera evaluación. Si el dictamen de mayoría tras esta tercera evaluación es “aceptado con modificaciones”, el equipo editor seguirá el procedimiento inicial correspondiente. 

Si en base a las recomendaciones de los revisores pares, la decisión del Comité Editorial fuese someter el trabajo a una 2ª ronda de revisión por pares, esta sería realizada por las mismas personas que han realizado la primera valoración, salvo negativa de alguna o de ambas personas, debiendo entonces designarse a otros revisores. 

Si se tiene un artículo donde algún miembro del Equipo Editorial es autor, la asignación editorial se realizará manteniendo en forma íntegra el proceso respetando la confidencialidad y asignándolo a un miembro del equipo editor distinto al autor. 

Un artículo con la condición de “no aceptado” no se puede presentar nuevamente a la revista, a menos que existan modificaciones sustanciales que permitan considerarlo como un nuevo artículo. 

5. Levantamiento de observaciones: 

• Son las observaciones realizadas por los revisores pares o por el Comité Editor.
• Previo a la revisión podrían existir observaciones al envío (formato del artículo, tipo de artículo, documentación incompleta, similitud de textos, etc.).
• El autor corresponsal debe adjuntar 3 archivos que evidencien las modificaciones realizadas: el manuscrito con control de cambios, manuscritos sin control de cambios y una carta en donde se detallen todas las observaciones realizadas, evidenciándose si están de acuerdo con cada una de las observaciones realizadas y sobre todo mostrar las explicaciones en el caso de las observaciones no aceptadas. Este procedimiento es realizado por los autores del manuscrito en un periodo de 14 días como máximo. Si el caso lo amerita los autores pueden solicitar extensión del plazo.
• Posterior a la revisión de pares, podrían existir observaciones en la evaluación de estilo (redacción y ortografía).
• En caso de no respuesta de los autores, el Comité Editor puede determinar el archivo del proceso editorial del manuscrito con o sin opción de volver a presentar el manuscrito a la Revista. 

6. Decisión final 

Si el Comité Editorial aprueba el artículo para publicación, se le informará la decisión al autor corresponsal y el articulo pasará a edición. Si no se aprueba, se enviará un correo electrónico a los autores informando las razones que sustentan esta decisión. 

El proceso editorial de la Revista Ciencia, Política y Regulación Farmacéutica comprende en promedio 04 meses, el cual inicia con la recepción del artículo y termina con la decisión final del Comité Editor. 

7. Edición y corrección de estilo 

Luego de aceptados los artículos para su publicación, pasarán al proceso de revisión del idioma (inglés) y revisión de estilo.

Habiendo concluido la revisión de estilo, el artículo pasará a la etapa de edición gráfica y diagramación y luego a las revisiones de pruebas pre-publicación de los artes finales. 

8. Publicación y difusión

Previa a la publicación online, se enviará al autor corresponsal el archivo pre-publicación para revisión final. Esta es la última oportunidad donde se pueden realizar cambios en el manuscrito, por lo que consideramos necesario que todos los autores revisen de manera exhaustiva el archivo pre-publicación. 

En caso el autor corresponsal no responda al correo conteniendo el archivo pre-publicación dentro de las 48 horas desde el envío del correo por parte del editor adjunto, la Revista dará por aceptado el archivo pre-publicación como versión final. 

Superadas estas etapas, el artículo será publicado en línea. La publicación virtual del artículo se realiza en formatos PDF y HTML. 

Posteriormente se realiza la difusión del número de la Revista en medios masivos y redes sociales. 

NOTA: La comunicación durante todo el proceso editorial, tanto con autores como con revisores por pares se hará siempre a través de la plataforma del Open Journal System, con objeto de mantener un registro de los eventos y mensajes generados que permita el seguimiento de todo el proceso editorial por parte de las personas intervinientes. 

9. Situaciones posteriores a la publicación 

Errata: Es considerada como una o más correcciones por parte del autor con el objetivo de enmendar errores significativos en el manuscrito que afecten la integridad del mismo. No se publicarán correcciones menores que no afecten significativamente el contenido y la comprensión del documento, como errores ortográficos, errores tipográficos y errores gramaticales; estos errores menores deberán ser resueltos en la prueba de imprenta como última instancia. 

Retractación: Constituyen situaciones en las cuales la integridad de un artículo publicado se ve afectada de manera sustancial. Esto incluye errores en el análisis, reporte de los resultados, faltas de ética en investigación, entre otros. En caso el equipo editorial de la revista considere necesaria una retractación, se procederá a marcar el artículo publicado colocando la palabra “retractado” en mayúsculas a lo largo de cada página, y se publicará una declaración de retractación referente al artículo en cuestión. 

Adenda: Información adicional significativa que haya aparecido posterior a la publicación y que sea necesaria para lograr una mejor comprensión del manuscrito podrá ser publicada como una adenda.

Nota editorial: Notificación virtual que da cuenta del inicio de un proceso de evaluación acerca de sospechas relacionadas a un artículo.

Nota editorial de preocupación: Declaración por parte del Comité Editorial alertando a los lectores acerca de preocupaciones serias acerca de la integridad de un artículo.

Los procedimientos para tomar una decisión con respecto a correcciones o retractaciones se basarán en los lineamientos de COPE.

Actualizado en agosto 2024